企业公文管理质效体系建设的探索与实践

河南能源义马煤业集团股份有限公司综合办 李征

公文是保障企业正常运转、进行依法治校的有效依据。公文即公务文书，是指各级党政机关、群众团体和企事业单位在开展工作、管理政务中，按照特定的形式，经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，具有传达政策法令、指导工作等重要作用。文书工作是企业工作中不可缺少的组成部分，起到了上传下达的重要作用，企业文书也是辅助领导工作的重要助手。新时代信息技术的飞速发展让文书工作更加便捷，但也改变了原有的工作模式，使文书工作面临新的挑战。企业管理人员应该更加重视这项工作，提高文书工作水平，采取一定的措施来面对挑战。

1文书工作在企业发展中的重要性

1.1对企业管理者发挥着参谋与助手的重要作用

文书每天要接收上级传达的文件、本级印发的文件、下级上报的文件以及外单位的往来文件，在处理文件的过程中，能够了解到企业方方面面的信息，文书需要对各类文件进行归纳整理，便于领导随时调阅，为企业管理者提供决策依据。文书还需要对重大的会议和活动进行记录，作为企业重要的管理文件。公文不仅包含着企业管理者需要传递的信息及安排的工作，同时也代表着企业的形象，反映了公司内部管理是否有序，因此文书有责任按照规则标准对企业印发的公文严格进行审核，保证公文用词准确、内容科学有效，避免信息传达失误或工作布置出错。

1.2档案管理工作的基础

在文书工作中产生的对企业具有较强参考价值、原始记录性比较强的文件，按照一定要求进行处理后就会转化为档案。档案记录了企业的历史发展渊源，关乎着企业今后的发展方向，并需要按照档案管理要求进行保存。档案的前端工作就是文书管理工作，两者之间分为两个不同的流程，又有效地衔接在一起。要想保证档案的质量，就需要做好公文的收集与整理，这就要求文书工作人员树立较强的责任心，发挥主观能动性，做好日常的文书管理工作，防止文件的丢失和泄露，并协助档案管理工作人员完成档案组卷工作。因此，文书工作的水平直接影响着企业档案管理工作的完整性、规范性、系统性。

2企业公文管理质效体系建设途径

2.1新形势下企业集团提高公文处理的路径与措施

最主要的，是要提高思想认识。各级管理人员特别是各级负责人，必须要充分认识到公文处理工作的重要性，提高要求、提升标准，外练架势、内修文法，练实本部门、本单位公文处理的“真功夫”。最根本的，是要制度化、规范化建设公文系统。要严格执行公文处理制度，特别是要在源头上杜绝出错现象。各级机要、文秘人员要不断提升专业能力，全面了解公文收发两条线上各种程序，特别是公文写作方面的语言文字、逻辑层次、标点符号等技术操作上，要细之又细、精之又精，要做到在处理中严格把关、在把关中严肃处理，在制度完善、程序规范的前提下，做好公文处理工作。最关键的，是要严格遵守公文处理程序。2.2基于工作流技术的公文管理流程设计

工作流管理技术是通过将工作分解成定义好的任务、角色，按照一定的规则和过程来执行这些任务并进行监控，达到提高工作效率、降低生产成本的目标。公文流转是办公自动化系统实现的关键部分。传统模式采用纸质文件流转的形式实现公文流转，这样的办公模式不利于公文的流转、查询、保管，而且也消耗大量的时间、人力、物力，无法满足现代化的高效率、快节奏、节约的需要。

2.3电子公文的发文控制

在设计拟稿节点时，档案管理人员提出档案管理的数据要求，固化在公文处理系统中。用印后，把文件著录字段信息、全文信息自动推送至档案管理系统中，为电子档案整理、利用工作提供数据支持。同时，系统根据文件的主送、抄送信息系统自动进行电子发放，并通过协同软件对发文范围、权限进行控制，监控发文的处理情况。整个流程中的日志信息等文件归档时推至档案系统中。

结语

综上所述，信息化的发展将先进的技术带入到文书管理工作中，提高了文书工作的效率和质量，但同样也使企业面临一系列挑战。企业管理人员应该积极面对信息化所带来的变革，增强企业信息的安全性，为企业可持续发展奠定基础。文书工作在企业管理中至关重要，企业文书更要把握机遇，借助新时代发展的优势，充分利用信息化手段，增强自身的信息化管理理念，不断优化文书管理工作。

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