加强企业公文保密管理工作的路径分析

作者：张盎 河南宝雨山煤业有限公司宝雨山煤矿

一、企业公文保密工作概述

企业公文具体指机要工作文件、录像、照片、图纸、保密软件、密码、译电方法等等。企业公文根据保密对象不同，可以划分为装备保密、场所保密、业务保密、部门保密等。企业公文保密是企业信息安全与保密工作的重要工作，其专业性和机密性非常强，需要由机要部门管理。企业公文资源非常关键，无论是企业的技术、产品认证和开发，还是经营管理，都少不了企业公文的支持，即需要企业公文提供精准的信息数据，相关信息数据对于企业管理能力和知识水平的提升都具备非常关键的作用。在市场竞争愈演愈烈的今天，企业的发展成败跟自身的信誉和形象密切相关，而企业公文属于企业参与市场竞争的核心与关键所在，也属于企业经济发展必不可少的组成部分。所以，应强化企业企业公文保密工作，提升企业公文管理水平，从而实现企业信誉、形象和市场竞争力的提升，最终助力企业效益的增加。

二、企业公文保密加强管理工作的路径

(一)使用安全的公文管理工具和技术

企业面对保密需求对公文管理的复杂挑战，采纳高效且安全的公文管理策略和技术甚为重要。现代科技发展催生了众多旨在增强文档保密性的专业软件工具。这类工具凭借强大的数据加密功能，确保文档在存储和流转过程中的绝对安全。高级的公文管理系统则引入了细致的权限管理和访问控制，严格把控信息的访问权限，仅允许授权人员触及特定内容。

实施这些安全措施不仅提升了保密工作的效能，还减少了因人为疏忽导致的信息泄露风险。例如，自动化公文管理系统的归档和检索功能可以减少人工操作，从而降低信息暴露的可能性。实时的警报系统能在未经授权的访问行为发生时迅速预警，即时应对潜在的保密危机。然而，在引进这些技术时，企业需兼顾成本效益并考虑员工的接受度。随着技术的迭代更新，定期评估和升级企业公文管理系统是保持其对抗最新威胁能力的关键。

(二)强化监管与审核框架

强化监督和审核机制是企业应对公文管理保密挑战的另一大策略。构建严谨的监督与审核体系，有助于及时发现并修复公文处理中的潜在隐患，降低信息泄露的危险。这涉及定期审查公文处理流程，以及对员工遵守保密规定和操作规范的严格监督。

借助先进的数据分析和行为监控工具，提升监督效率和准确性。通过分析员工的文档访问模式，系统可以识别异常行为，预先防范内部可能的威胁。定期的安全审计则确保保密措施符合法规要求，并能适应新的安全环境变化。同样重要的是对合作伙伴和供应商的严格监控，防止其成为信息泄露渠道。定期对其进行安全评估，并要求其遵循统一的保密标准，更有效地保护企业的核心信息。

(三)完善制度体系建设

企业开展机要公文保密工作需建立健全本公司的规范与制度。无规矩不成方圆，完善的制度体系可以为机要公文保密工作的顺利进行保驾护航。严谨的制度体系可以很好地指引工作的开展，提升工作的科学化、规范化水平。首先，制度要求也是考核体系的根据，对于企业规范化发展具有重要的意义。因此，企业机要公文保密管理工作少不了完善的制度体系的支持。其次，在制定制度体系时应进一步细化，在细节上规范一系列可能出现的问题，做到面面俱到精细化管理。最后，制度体系是为公文保密工作服务的，而公文保护工作是为企业发展服务的，所以制定科学化的公文保护工作制度体系，可以促进企业健康快速发展，因此有关的机要公文保密制度应注意科学合理，不但要确保制度体系建设跟公文的保密要求相适应，还要适应企业的发展方向。机要公文保密制度应真正体现在公文管理的各个环节中，根据涉密权限严格落实查询、借阅、阅览的审批流程。针对关键的机要公文应执行责任人制度，且应用各种载体形式，防止泄露或遗失信息的现象发生。

(四)大力支持新技术在公文领域的应用

一是运用大数据技术，实现公文数据集成和资源开放共享。充分运用大数据技术整合各类异构数据，实现公文数据集成和跨层级、跨系统的资源整合共享。建设全国统

一的公文资源大数据平台，汇聚分布在各地的珍贵公文资源，实现互联网时代的公文开放共享。二是引入人工智能技术，提高公文管理和利用的智能化水平。大力引入

人工智能技术，可以在公文内容自动识别、智能加工编目和智能检索利用等多方面发挥作用，大幅提高公文管理和利用的效率和水平。

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