办公室文书档案收集与归档工作管理

作者：陈颖颖 河南平煤神马医药有限公司

1、办公室文书档案收集与归档工作管理概要

文书档案的收集和整理指的是将文书资料整合到一起的过程，是将需要存档的文件和即将存档的文件整合到一起的工作，工作人员应该从文书档案的属性出发，将相关资料分类与整合，确保多种档案具备规律和秩序，能够得到有效归档与存储，为多个部门的查询提供必要的便利。在归档过程中，应该采取多种归档方法，确保数据资料和信息的使用寿命达到预期要求，保障相关工作的开展符合预期要求。文书档案收集与归档工作都是收集和保存文件的一种手段，是对人的活动的一种记录。档案收集与归档工作管理人员需要根据已经发生事件的具体情况，将留下的文字、视频和声音等资料整合到一起，并通过对应的载体加以记录，这一阶段更强调文件的安全性与完整性，从而使后人能够对历史文件加以有效借鉴，保障文书档案的作用和价值得到充分发挥。文书档案收集与归档工作更具全面性与综合性，其内容包罗万象，需要整合大量与事件相关的材料，需要精准、迅速地提供资料。新时期，办公室文书档案收集与归档工作也更具复杂性，需要相关工作人员具备较强的专业素养，才能为多种工作的有序开展奠定更加坚实的基础。

2、办公室文书档案收集与归档工作管理现状

2.1、办公室文书档案收集与归档工作管理模式落后

在传统的办公室文书档案收集与归档工作管理工作中，由于受到传统思想的严重束缚，工作人员的整体的专业能力不高。目前的办公室文书档案收集与归档工作管理模式仍以手工方式为主，忽略了办公室文书档案收集与归档工作管理类型之间的差别，未意识到归档时间和文书类型在筛选组卷中的作用，导致无法提高管理效率，也无法保证办公室文书档案收集与归档工作管理质量。

2.2、办公室管理人员对文书档案收集与归档工作管理缺乏重视

单位办公室文书档案收集与归档工作管理工作人员对工作的具体要求认知不清，仅凭经验工作。如，办公室文书档案收集与归档工作管理人员格外重视红头文件，对这类文件能够及时整理和收集，而对未编号的档案往往未能及时记录，也不能定期整理。

3、办公室文书档案收集与归档工作管理措施

3.1、建立完善的档案收集与归档工作管理制度

建立完善的档案收集与归档工作管理制度是确保企业办公室档案收集与归档工作管理高效、安全和规范的关键一环，需要深入了解企业的需求和特点，制定符合实际情况的管理制度。档案收集与归档工作管理制度应包括明确的档案分类标准和命名规范，确保每份档案都能迅速定位和识别。同时，建立清晰的档案流转和审批程序，规范文件的录入、存储、检索和销毁流程，确保档案的完整性和安全性。此外，制度中应明确工作责任和权限分配，明确不同岗位在档案收集与归档工作管理中的职责，确保各个环节的责任明确、权责对等。定期的内部审计和评估机制也是必要的，保证制度的适应性和实效性，及时发现问题并进行修正和改进。

3.2、建立档案收集与归档工作管理的信息化系统

在信息化时代，档案收集与归档工作管理应随之进行改革与创新，向信息化管理模式转变。通过建立信息化管理系统，实现档案的便捷、高效管理，系统化地对档案进行分类，减少工作量，提高工作效率。如通过建立信息化管理系统，促进档案资料的快速查找与利用，还可以进行远程传输与共享，远程办公。

3.3、强化档案保密与安全

档案中包含的敏感信息和重要数据必须得到严格保护。因此，强化档案保密与安全至关重要。应采取物理隔离、访问控制、加密技术等措施，确保档案数据不被非法访问和篡改。同时，建立档案泄露应急预案，及时处理可能出现的安全事件，保障档案信息的安全。例如，从明确各级档案保密工作的责任主体，确保责任到个人，形成横向到边、纵向到底的保密工作责任体系。制定详细的档案保密工作规章制度，明确保密工作的具体要求和操作流程。此外，还要定期对档案保密工作进行监督检查，发现问题及时整改，确保各项保密措施得到有效执行。

3.4、协作

协作，即在文书档案收集目标实施过程中，部门与部门之间、个人与个人之间的协调和配合。文书档案收集涉及的环节多、部门多，离不开各部门及其人员的支持和配合。(1)加强协作领导。要积极构建跨部门联合收集工作小组。由分管档案工作的院领导任组长，各部门负责人为副组长，专兼职人员及关键岗位人员为成员。明确小组的协作职责，围绕文书档案收集工作，召开协商会。(2)优化协作条件。要在思想上充分认识协作在文书档案收集中发挥的重要作用，要在人财物方面给予支持。成立文书档案收集工作小组，把协作要求纳入其中。加强财力支持，为文书档案收集工作提供必要的设施、设备，及时跟进文书档案收集协作督促检查，对在协作配合中履职不力的给予批评，确保协作机制得到有效贯彻落实。

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