新形势下国有企业办公室工作信息化建设探索

作者：韩栋 河南能源焦煤公司

1、信息化在办公室工作中的重要性

通过应用信息化技术手段，既可以实现办公室办公基础设施的更新换代，更能从思想理念的层面提升现代化水平，让广大办公室行政工作人员在熟练掌握现代化办公技术和方式方法的基础上，拓展办公地点、空间环境。同时，信息化技术的实时性、高效性特点，能让工作人员实现全天候、全地点办公，最大程度降低因信息滞后而造成的工作失误，有效履行其上传下达的职能。

2、新形势下国有企业办公室工作信息化建设对策

2.1、善用现代化技术以及数字化工具

1企业应当选择并采用与办公室工作相关的现代技术和工具。可以包括：项目管理软件、内部沟通平台、数据分析工具等。这些工具可以帮助办公室更好地协调各部门的工作、促进信息传递和提供数据和分析支持。当然，仅用这些工具是不够的，员工还需要参加培训以熟练掌握这些工具的操作技能，充分发挥其潜。2.技术投资应该与员工培训相结合。企业应该提供培训计划，帮助员工熟练掌握新工具和技术，这些培训不仅要包括基础的技术操作培训，还包括如何使用这些工具来实现协调、传达以及参谋作用的发挥。员工也需要了解如何将技术与日常工作相结合，以提高工作效率和质量。

2.2、增强基础设备配备完善度

基础设备设施是信息化建设重要基础支撑环节。为保障办公信息化效率提升，企业应加大硬件和软件建设力度。硬件层面上，应配备高性能计算机、扫描仪和打印机等设备，以提升工作效率。在软件方面，机关单位可与技术公司达成合作，引入或定制适配管理的软件或系统，确保其具备数据存储、检索和分析功能。同时，积极培养内部计算机人才，研发符合自身机关单位需求的系统，降低成本并增强技术实力。为确保设施正常运行，企业还应设立专项资金，用于设备设施定期维护和升级，同时建立设备管理制度，明确各主体责任，确保管理系统长期稳定运行。

2.3、制定和优化信息化工作流程

无论是何种类型的单位和部门办公室，都应当充分结合时代发展要求、自身业务特点以及办公室行政工作标准，严格遵循国家法律法规及相关政策，进一步完善办公室信息化工作流程，让办公室工作人员在工作中能够做到有法可依、有章可循，合法合规且合理地开展办公室各项行政工作，以此来提升办公室的工作效率。对于权责划分，各单位部门应当遵循权责一致的指导原则，清晰划分各类办公室工作职能和责任，以保证每项工作责任都能够落在每一个工作人员身上，避免出现职责不清、人浮于事的现象。各单位部门可以将办公室信息化工作管理制度与人员绩效、薪酬奖励及评先树优等工作机紧密结合起来，以此来调动办公室工作人员的工作热情和积极性，保证办公室工作的高质量开展。

2.4、增强虚拟现实技术的应用

在信息技术方面，在企业办公管理模式中使用AR和VR技术具有巨大的创新潜力。这些技术可以创建身临其境的办公环境，模拟现实场景，改善员工互动和培训。例如，虚拟现实技术可用于创建完全虚拟的会议室，让相距遥远的团队成员以身临其境的方式进行互动和协作。或者，使用VR技术来预览办公室设计效果，或者在AR应用中获取实时的工作信息。另一方面，增强现实技术可用于优化办公空间的使用和设施管理，通过AR技术在用户视图中显示数字信息，如维护信息和操作程序，从而显著提高设施管理的效率和准确性。这些技术不仅能优化空间利用和资源分配，还能为员工提供个性化的工作体验，使他们能够根据个人喜好和业务要求定制办公环境。随着技术的进步和成本的降低，AR和VR预计将在未来的办公室设计和管理中发挥越来越重要的作用，促进从传统的物理空间管理过渡到更具活力和互动性的虚拟管理模式。这种过渡在提高生产率和员工满意度的同时，还能为企业提供更大的灵活性和竞争力。

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