探析新形势下的国有企业办公室管理效能发挥

作者：张冬鸽 河南能源焦煤公司综合办公室

1、国有企业办公室职能概念

在国有企业中，办公室扮演着一个综合性的部门，并不专门对某个部门的办公流程进行管理，但却与各个部门相联系，对企业的管理工作进行管理。办公室要围绕全局，掌握好工作上对领导和对基层干部的思想引导、办事。它的工作功能表现为统筹企业各方面，促进企业的和谐发展。公司的各个部分都是为了提高生产力而设立的，包括办公室。把资源集中起来，把它们配置好，这就是协同的功能。

2、分析目前国有企业办公室管理存在的问题

2.1、经验管理较多,科学管理较少

目前，我国一些国企行政干部普遍依靠自己的工作经验，形成了一种“路径依赖”，缺乏对先进的经营方式的主动学习意识。在各单位之间，相互间的信息交流不多，在实施上处于消极状态，缺少独立的交流观念。在分部的位置上，经理们下意识地将自己当成了一个服务性的部门，只是一个助手，对于在部门中承担责任也没有一个正确的认识。传统的办公方式不能满足目前企业高品质发展的需求，因此，必须要进一步的解放思想，改变自己的思维方式，借鉴先进的经营理念，只有这样，我们才能将自己的参谋助手的全面协调和服务保障功能发挥出来。

2.2、传统操作较多，信息化应用较少

信息科技对企业的作用日益突出，然而，一些国企的办公室经理却因为没有对其进行信息化的管理，而对其工作方式仍保持着一种陈旧的工作方式，对各种先进的信息化技术和装备都不擅长，这就造成了总体工作的低效，对其功能的充分发挥造成了极大的限制。比如，国企机关对各部门的监督检查工作，目前仍主要采取“逐一人工”的方法进行汇总和分类，这种做法不但低效，还易漏检，使机关的作用难以得到有效地发挥。

2.3定性评价较多，定量评价较少

国企机关，尤其是办公室工作复杂，工作范围广，很多工作难以进行定量的计量，造成了工作的精度低。因为工作的操作标准还不明确，缺少定量的指标需求和评估准则，所以职位评估经常是带有主观性的，这很可能会造成管理者的工作目的不明确，确实会降低管理者的工作热情，从而造成工作的品质与效率下降。

3、新形势下优化国有企业办公室职能建议

3.1、正确定位

把公司的长远发展作为自己的行为指导，站在公司的立场上思考公司的长远发展，把自身专业特长和公司的长远利益联系起来，以高效率，优质服务，饱满热情，打造新时代国企办。

3.2、实现监督职能

国有企业办公室要把公司的发展目标细化，把工作细化。在执行工作的过程中，要强化对工作的执行过程的监控，了解工作的进展，并对工作的质量进行严格的控制。工作的高品质与准时，都是由办公室的工作人员来控制的。

3.3、完善办公室管理制度

完善办公室管理制度是提升国有企业办公效率和规范化管理的关键举措。首先，应建立健全各项规章制度，涵盖日常办公、文件管理、会议组织、接待工作等方面，确保各项工作有章可循。其次，需要明确岗位职责，细化工作流程，避免职责交叉或遗漏。

制度的制定应充分考虑实际情况，既要体现规范性和严谨性，又要保持一定的灵活性，适应不同情况的需要。同时，要注重制度的可操作性和可执行性，避免流于形式。

此外，还应建立定期评估和更新机制，根据实际执行情况和新的管理需求，及时调整和优化管理制度。重要的是要加强制度的宣传和培训，确保所有员工充分理解并严格执行。

最后，要建立有效的监督和问责机制，对违反制度的行为进行及时纠正和处理，维护制度的权威性。通过不断完善和优化办公室管理制度，可以有效提高工作效率，规范管理行为，为国有企业的健康发展奠定基础。

3.4、信息化建设的完善

信息化建设是现代办公室管理的重要支撑。国有企业应加大投入，构建全面的办公信息系统，实现办公自动化和数字化。重点包括：建立统一的信息平台，整合各类办公应用;推广无纸化办公，提高文件处理效率;开发移动办公应用，支持远程办公需求;建立企业知识库，促进信息共享和知识管理。同时，要注重信息安全，制定严格的数据保护措施，确保企业信息资产安全。通过信息化建设，提升办公效率和管理水平。

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