大数据背景下企业档案信息化建设路径分析

作者：韩栋 河南能源焦煤公司

1、国有企业档案的特点

国有企业档案指国有企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。国有企业档案记录了国有企业的发展过程，真实再现了国有企业的历史，是国有企业生产经营的重要参考资料。对于国有企业来说，档案数量众多，管理难度大，需根据国有企业档案资源的特点做好档案信息资源的整合与开发利用，使档案更好地为国有企业的发展服务。国有企业档案是国有企业建设、运营与发展过程的真实记录，是国有企业资产运营、管理的重要凭证与依据。这些档案不仅包括国有企业的设计方案、施工过程、设备安装、产品研发、市场营销等各个环节的记录，也涵盖了国有企业运营的各个方面，包括但不限于国有企业的人力资源管理、财务管理、行政管理、国有企业文化等，这些档案能反映国有企业的运营状况和管理水平，对于改进和创新国有企业的管理具有重要的参考价值。国有企业档案在信息记录方面较为全面，不仅包括国有企业的内部运营信息，也包括与外部环境的交互信息，如国有企业的合同管理、知识产权管理、社会责任报告等，这些档案能反映国有企业的内外部环境，对于国有企业的风险评估和战略规划具有重要的参考价值。

2、大数据背景下企业档案信息化建设对策

2.1、树立科学的信息化管理理念

首先，为顺应大数据时代的发展潮流，必须构建科学的档案管理观念。企业应要求全体员工深刻把握大数据时代的特点，并能迅速、有效地调整工作方式。同时，企业必须清晰认识传统档案管理过程中存在的问题和不足，并运用科学、高效的方法有针对性地解决这些问题，以推动企业档案管理工作的持续开展。其次，在日常经营活动中，员工需深入学习信息化管理理念，熟练掌握并应用多元化的大数据分析技术，以实现大数据分析技术与档案管理相结合。同时，企业充分利用互联网、大数据和云计算等先进技术的优势，推动企业业务的创新发展。通过不断学习和研究，员工可以更加深刻理解大数据科技的内涵，从而提升信息化经营的品质和层次，为企业的发展注入新的动力。最后，构建科学的数字化管理观念。企业应制定严格的管理规章，促进员工深入理解数字化管理理念。此外，定期召开档案管理工作评估会议，总结近期档案处理的难点，明确未来重点发展方向，以便员工清晰地认识个人技能水平，为企业的持续发展贡献力量。

2.2、加强基础建设，提供技术支持

做好基础建设是企业档案信息化建设工作的核心。在推进过程中，基础建设至关重要，为信息化建设奠定坚实基础。企业需购买必要的信息化硬件设备和软件系统。如计算机、扫描仪、档案管理平台及档案数字化技术等，以确保档案收集分类工作的有序开展。利用这些技术，企业可以构建档案网站，实现档案资料的分类管理，并提供便捷的档案查询服务。同时，加强档案安全管理不容忽视，确保档案的真实性、完整性和安全性。电子文件从起草、拟定到审核等环节，应配备负责人的电子印章，保障档案的系统性和安全性。

2.3、基于云计算的企业档案管理系统

云计算集成了分布式计算、并行计算以及互联网技术的前沿网络科技资源服务手段，实现了对网络科技资源的自动化操控与调度，不仅大幅简化了网络科技管理的复杂性，还显著提高了资源的使用效率。资源共享、快速交付以及按需服务构成了云计算的三大核心优势。凭借三大优势，云计算能够有效缓解大数据分析技术对企业档案管理带来的压力与影响。经过云计算技术的优化，档案管理实现了信息的便捷保存、高效共享与深度挖掘。以云计算为核心的企业档案管理体系，不仅大幅降低了运营成本，还赋予了前所未有的存储能力、解读精度以及快速响应机制，为企业未来的持续发展指明了方向，奠定了坚实的基础。

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