企业文书档案数字化管理策略研究

作者：薛丹丹  焦作煤业（集团）有限责任公司信息通信技术分公司

摘要：做好文书档案管理与开发是企业档案工作的重中之重，也是档案实现价值的重要路径。随着信息技术的发展，企业文书档案管理的数字化转型已经成为各类组织提升竞争力的重要基础。在数字经济背景下，企业文书档案管理亟须从传统管理模式转变为智能化管理模式，进而切实保障档案管理核心功能的发挥。数字化转型已成为档案管理工作的重要任务，如何实现档案安全保障与开放共享的动态平衡，也是当前档案管理工作中亟待解决的问题。

关键词：企业；文书档案；数字化管理

1企业文书档案数字化管理的必要性

首先，满足单位现代化建设需求。在全面推进数字中国战略的时代背景下，数据已成为单位实现创新发展的核心驱动力，其重要性日益凸显。档案作为记录单位经营活动的重要资料，承载着丰富的历史经验与成功案例，体现了档案数据对于组织发展的重要支撑作用。在新时代背景下，各单位应积极应用大数据、人工智能等前沿技术，加快推进档案管理的数字化，进而推动单位现代化建设。其次，提高工作效率。以往传统的档案管理工作需要人工去完成档案的检索、查档、整理等工作，不仅耗时费力，工作效率也十分低下，在查找档案的过程中需要耗费大量的时间去手工翻查各种各样的档案资料，有时甚至一整天都无法找到所需信息。而采用数字化的档案管理方式后能够以建立完善的索引以及数据库的方式让档案的查档更加简便快捷。日常工作中，工作人员只需输入若干关键词，就能快速检索到所需的档案文件并即时调取，这样可以大大减少人为查找档案的时间，从而使整个档案管理工作变得更加高效。

二、企业文书档案数字化管理策略

（一）完善电子档案管理制度

在信息化时代推动企业文书档案工作数字化管理过程中，首要任务是完善电子档案管理制度，对档案管理人员提出具体要求，明确具体工作要点，提升档案数字化管理规范性，减少实践操作中可能产生的问题。基于此，企业需要构建和完善档案数字化管理责任制度，合理分配职责，承担相应的义务和责任，一旦产生问题就可以在第一时间找到责任人。完善电子档案管理制度时，还需要对业务人员进行科学的归档指导和监督，构建相应的监督管理制度，提出具体的归档要求，以最紧迫的档案管理需求为导向，让管理人员梳理相关管理制度内容，按照要求修订、新编档案规章制度，促使档案数字化管理与转型有据可依、有章可循。需要注意的是，不同企业在经营特点方面存在一定差异，企业需要根据国家电子文件与档案管理系统建设的要求与规范明确归档需求，建立更加符合自身发展需求以及未来发展趋势的数字化档案管理制度，尤其需要细化电子档案的收集、整理、存储、利用等流程的工作内容与形式，确保档案管理效率得以提升，加快档案数字化转型发展的步伐。

（二）加强人才培养，提升专业素养

为有效处理数字化档案管理工作中“人岗能力不适配”的矛盾，应着力加强人才培育，构建涵盖档案专业知识与数字化技术的综合能力提升体系，推动传统档案管理人员向数字档案资产运营者转型。一方面，在传统档案专业能力基础上延伸数字化技能，使档案人员掌握数字档案的元数据设计、长期保存规范与合规管理要求，并能熟练操作智能档案系统、进行基础数据分析、实施数字安全防护，减少对传统人工模式的依赖。另一方面，在人才培育中应遵循分层分类原则，精准适配岗位需求，通过“培训+实践+考核”相结合的方式，逐步将能力提升转变成为实际的工作成效，从源头上解决人才不足和能力薄弱等问题。

（三）深化数字资源整合，拓展多元利用场景

档案管理部门需以发挥电子档案价值为目标，构建数字资源整合体系并搭建多样化的利用平台，以满足不同的需求。首先，对电子档案信息进行结构化处理。组织专业人员提取电子档案中的关键数据，如业务事项、审批结果、时间节点等，按照统一数据标准对信息进行分类、标注与关联，形成结构化数据库，使分散的档案信息能实现逻辑关联。其次，根据用户群体需求搭建分层次利用平台。针对内部业务人员，平台需具备精准的检索功能，支持通过多维度组合查询快速定位所需的档案，同时提供档案信息统计分析工具，辅助业务决策。最后，建立资源更新机制。定期提取和整合新增电子档案信息，确保平台资源能及时反映档案管理情况，推动档案数字化从形式存储向价值利用转变。

三、结束语

未来需进一步推动技术与业务的深度融合，如引入人工智能技术，实现档案信息的自动提取与智能分类，借助区块链技术增强档案数据的不可篡改性与溯源性；同时，加强跨单位档案数据共享机制建设，打破“信息孤岛”，推动区域内乃至全国范围内文书档案资源的协同利用，最终构建一套高效、安全、智能的文书档案数字化管理体系。

参考文献

[1]米蕾英.数字化背景下企业档案管理的优化策略研究[J].办公室业务,2026,(03):80-82.

[2]马欣.企业文书档案数字化管理策略研究[J].办公室业务,2025,(18):13-15.