办公室服务标准化管理策略与运用

作者：徐敏 河南能源永煤公司车集煤矿

一、办公室服务标准化管理的重要性

(一)协调功能

在相关企业发展过程中，办公室扮演着重要的协调者角色，它的协调功能对于整个企业内部组织的顺畅运作至关重要。协调功能的一部分作用是进行资源调配，办公室要确保人力、物力和财力等资源合理地分配到各个部门和项目中，达到降低成本的目的，最终确保组织能够充分利用资源来实现战略目标。同时，协调功能还能够促进跨部门合作，建立和维护部门之间的良好关系，鼓励信息共享和知识传递，有助于组织充分利用内部的专业知识和资源帮助企业更好地应对市场挑战，把握机遇。

传达功能

办公室除了协调功能以外，还充当着信息传递和沟通的关键角色。第一，办公室负责将高层领导的决策和战略计划传达给各级员工。包括：向员工传达组织的愿景、目标和价值观以及明确各个部门的职责和任务。这种传达不仅仅是单向的，还包括倾听员工的建议以及后续的反馈工作。第二，传达功能也包括内部员工之间的沟通问题。办公室可以促进部门之间的交流和协作，确保信息在组织内部的自由流动，并防止信息被封锁在某个部门，这有助于避免“信息孤岛”现象对组织整体效率的限制。

办公室服务标准化管理的优化策略

管理制度的标准化

为了推进管理制度的标准化，首先应该对办公室工作人员进行培训，使其明白标准化管理的重要性，提高办公室工作人员对标准化管理的重视程度，从根本上提高办公室工作人员管理工作能力。接下来则需要根据相关企业的实际情况，办公室工作人员开展管理工作的具体情况，以国家法律法规，行业标准为基础，来制定本企业具体的标准化管理制度，不断完善企业各规章制度以及工作流程，使得办公室工作人员在开展工作的时候具有统一标准进行参照，更加有序地开展管理工作。

加强人才培养

企业应该设立专门的培训机构，提供系统全面的培训课程，覆盖从基础技能到战略管理的全方位内容。通过培训，办公室人员可以不断提升自身的综合素质，不仅在专业领域拥有更深厚的知识储备，而且具备更强的沟通协调和问题解决能力。培养具备全球化视野和创新思维的人才，使其能够适应快速变化的市场环境。在实践和经验积累方面，企业应该为员工提供更多的实际操作机会，让他们在实践中不断总结经验教训，提高问题解决的能力。可以通过与其他企业的合作、项目实践等方式，为员工创造更多学以致用的机会，培养他们在实际工作中的综合素质。建立人才培养的激励机制是关键，员工在不断学习和提升自身能力的过程中，应该得到相应的激励和回报。这既包括薪酬激励，也包括提供晋升机会和职业发展通道。通过建立明确的职业发展规划和评价体系，激发员工的学习动力，使其更有动力和热情参与到培训和学习中来。要实现内外结合，引进外部优秀人才。虽然内部培养是主要途径，但也不能忽视对外部的先进经验和理念的学习。企业办公室应该开展开放式的人才招聘和引进计划，吸引更多具有丰富实践经验和创新能力的人才加入。通过与高校、研究机构的合作，引入一流的学者和专业人才，助力办公室工作不断创新和进步。

制定和优化信息化工作流程

无论是何种类型的企业和部门办公室，都应当充分结合时代发展要求、自身业务特点以及办公室工作标准，严格遵循国家法律法规及相关政策，进一步完善办公室信息化工作流程，让办公室工作人员在工作中能够做到有法可依、有章可循，合法合规且合理地开展办公室各项工作，以此来提升办公室的工作效率。对于权责划分，各企业部门应当遵循权责一致的指导原则，清晰划分各类办公室工作职能和责任，以保证每项工作责任都能够落在每一个工作人员身上，避免出现职责不清、人浮于事的现象。另外，办公室的信息化工作流程应当随时根据人员职务、岗位等方面的变动进行有机调整，以保证各项工作流程都能够充分发挥其功用，促进其工作效率的提高。

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